Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo

Realtà operante nel settore dei servizi finanziari e professionali Segreteria di Direzione e Supporto Amministrativo Azienda Realtà dinamica, operante nel settore dei servizi finanziari e professionali Opportunità La Risorsa si occuperà di: A. Reception, accoglienza e gestione degli ospiti Presidio della reception e accoglienza professionale di clienti, partner e visitatori Preparazione e servizio di caffè, acqua e altre bevande durante gli incontri. Supporto all'organizzazione di incontri, riunioni e appuntamenti con interlocutori esterni. Organizzazione logistica di pranzi e momenti di rappresentanza con clienti, sia presso la sede aziendale sia presso ristoranti e location esterne. B. Segreteria di Direzione e supporto all'Amministratore Delegato Gestione e aggiornamento dell'agenda dell'Amministratore Delegato. Supporto all'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di hotel, treni, voli e servizi di trasporto. Gestione e rendicontazione delle note spese. Supporto nella gestione operativa e nel monitoraggio delle carte di credito aziendali, inclusa la raccolta e l'archiviazione dei giustificativi. C. Supporto alla Responsabile area amministrativa Registrazione e monitoraggio delle fatture passive dei fornitori attraverso appositi file Excel. Supporto operativo alle attività di fatturazione attiva. Gestione della piccola cassa aziendale, con registrazione delle movimentazioni e verifica dei relativi giustificativi. Raccolta, organizzazione e archiviazione della documentazione amministrativa. Supporto nella predisposizione di prospetti e riepiloghi amministrativi mediante Excel. D. Office Management e supporto organizzativo Gestione degli ordini di cancelleria e del materiale di consumo dell'ufficio. Monitoraggio delle scorte e coordinamento delle forniture necessarie al funzionamento della sede. Inserimento, aggiornamento e organizzazione dei contatti aziendali, anche attraverso l'acquisizione dei dati presenti sui biglietti da visita. Aggiornamento e manutenzione delle mailing list e dei database di contatti. Competenze ed esperienza Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche: Competenze ed esperienze Esperienza pregressa, preferibilmente maturata in ruoli di segreteria di direzione, reception, office management o supporto amministrativo. Buona conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel, Outlook e Word. Capacità di utilizzare fogli Excel per registrazioni, monitoraggi e semplici rendicontazioni. Conoscenza della lingua inglese a livello base/scolastico, sufficiente per semplici interazioni con interlocutori internazionali. Costituisce titolo preferenziale un'esperienza presso società di servizi finanziari, studi professionali, società di consulenza o contesti corporate. Competenze personali e attitudinali Cortesia, discrezione e capacità di rappresentare adeguatamente l'immagine aziendale. Elevato senso dell'organizzazione, precisione e attenzione ai dettagli. Flessibilità operativa e disponibilità a svolgere attività eterogenee, sia organizzative sia amministrative. Completa l'offerta Retribuzione annua lorda compresa tra 32.000 € e 35.000 € Ccnl commercio Buoni pasto del valore di 9 €. Sede: Milano Centro, NO SMARTWORKING, lavoro in presenza Orario di lavoro: full-time, dal lunedì al venerdì, secondo la seguente articolazione: Dal lunedì al giovedì: 09:00 - 18:00, con un'ora di pausa pranzo. Venerdì: 08:30 - 17:30, con un'ora di pausa pranzo. Flessibilità oraria: è richiesta la disponibilità, in occasione di specifiche e saltuarie esigenze aziendali (ad esempio riunioni, eventi o incontri con clienti), a prolungare l'orario ordinario, comunque non oltre le ore 19:00, nel rispetto della normativa e delle disposizioni contrattuali applicabili. Invitiamo le persone interessate a inviare la propria candidatura. Fatta eccezione per il caso in cui presenti la tua candidatura per posizioni riservate a categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (nel qual caso ti chiediamo di inserire solo conferma della tua appartenenza a tali categorie, senza alcuna ulteriore informazione relativa alla salute o disabilità), la tua candidatura non deve contenere informazioni relative al tuo stato di salute, ivi inclusa l'eventuale appartenenza a una categoria protetta, in quanto non rilevanti per la valutazione della candidatura.