Assistente di Direzione e Segreteria Istituzionale

Grafton Office è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati. Siamo professionisti appassionati che lavorano ogni giorno per accompagnare le persone verso contesti aziendali e opportunità coerenti con le loro competenze e aspettative. Per Ente di Categoria con sede a Livorno , ricerchiamo una figura di: Assistente di Direzione e Segreteria Istituzionale La persona inserita garantirà il presidio della segreteria organizzativa e amministrativa dell’Ente, assicurando una gestione ordinata e tracciabile di procedure, atti e documentazione, e fungendo da interfaccia puntuale e professionale con uffici della Pubblica Amministrazione e stakeholder interni/esterni. Il ruolo richiede accuratezza nella comunicazione, riservatezza e rispetto rigoroso delle scadenze. La persona inserita si occuperà di: Gestire operativamente i contatti con uffici della Pubblica Amministrazione (e-mail/PEC/lettere) e monitorare le pratiche , assicurando tracciabilità e completezza delle comunicazioni. Predisporre comunicazioni formali , curando correttezza dei contenuti, riferimenti e allegati, secondo le indicazioni ricevute. Supportare la gestione documentale dell’Ente (delibere, verbali, convocazioni, fascicoli): protocollazione, archiviazione digitale/cartacea, organizzazione e reperibilità. Presidiare lo scadenziario : monitoraggio, promemoria, follow-up e segnalazione tempestiva di criticità. Fornire supporto al Consiglio Direttivo : convocazioni, predisposizione materiali, gestione presenze/documentazione, supporto alla verbalizzazione e gestione delle azioni conseguenti. Gestire attività di segreteria operativa : agenda/appuntamenti del presidente del consiglio direttivo, organizzazione riunioni, front office e relazione con associati/stakeholder, supporto amministrativo di base (fornitori/cancelleria). Il candidato ideale: Ha maturato esperienza in ruoli analoghi preferibilmente all’interno di PA oppure possiede un titolo di laurea in materie giuridiche o Scienze Politiche (indirizzo PA o affini). Ha ottime capacità di comunicazione formale e di redazione di e-mail/PEC. È preciso, affidabile, riservato e orientato al rispetto delle scadenze. Ha dimestichezza con MS Office (Word, Excel, Outlook) e strumenti di gestione documentale/archiviazione digitale. Cosa offre l’Ente: Inserimento in somministrazione a tempo determinato Durata iniziale: 6 mesi, con possibile proroga fino a ulteriori 6 mesi. In futuro verrà pubblicato il concorso per rendere stabile la posizione. Retribuzione mensile lorda: € 1.834,56 + Indennità Ente: € 127,06 Mensilità: 13 Orario di lavoro: Part-time 30 ore settimanali , ma flessibile ad aumentare o diminuire il monte ore settimanali secondo le esigenze specifiche delle persona individuata 5 giorni lavorativi, lunedì–venerdì , con rientri pomeridiani martedì e/o giovedì Disponibilità vincolante: presenza in sede nel pomeriggio del Consiglio Direttivo (generalmente martedì o giovedì), con mantenimento della segreteria aperta fino alle ore 18:00 Sede di lavoro: Livorno (LI) – presenza Facciamo parte di Gi Group Holding ( www.gigroupholding.it ) la prima multinazionale italiana del lavoro, nonché una delle principali realtà a livello mondiale nei servizi dedicati allo sviluppo del mercato del lavoro. Il nostro Gruppo è attivo nei seguenti campi: lavoro temporaneo, Permanent e Professional Staffing, Ricerca e Selezione, Consulenza HR, Formazione, Outsourcing, supporto alla ricollocazione e attività complementari. Siamo presenti in più di 30 Paesi in Europa, Asia e America con un team di oltre 6000 persone. I valori che ci contraddistinguono: attenzione, passione, apprendimento continuo e innovazione, collaborazione, sostenibilità, responsabilità. Consulta tutti i nostri annunci su www.gigroup.it Gi Group S.p.A. è autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG). L’offerta si intende rivolta a candidati ambosessi, nel rispetto del D.Lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati