Assistente amministrativo/a gestione flotta e fornitori

Panoramica di Presentazione Il nostro cliente è una multinazionale leader mondiale nel mercato del noleggio auto e opera attraverso una capillare rete di stazioni di noleggio, situate presso i principali aeroporti italiani e nei centri cittadini, con team fortemente orientati alla soddisfazione del cliente e alla qualità del servizio. Job Title e finalità di Ruolo: ASSISTENTE AMMINISTRATIVO/A GESTIONE FLOTTA E FORNITORI La risorsa sarà inserita all'interno del team Maintenance & Damage e avrà un ruolo prevalentemente amministrativo, gestionale e di coordinamento . La posizione rappresenta un punto di raccordo tra i veicoli della flotta che rientrano dal noleggio e la rete di carrozzerie e officine incaricate degli interventi. La persona si occuperà quindi di gestire e monitorare il processo, interfacciandosi con i diversi dipartimenti aziendali e con i fornitori, verificando preventivi, tempistiche, dati e stato delle lavorazioni. Il ruolo prevede una forte componente di gestione delle informazioni, attività di authority , monitoraggio delle performance dei fornitori e analisi della reportistica relativa alla flotta. Il tutto si coniuga con una conoscenza del mondo della meccanica automotive. Organigramma La risorsa sarà inserita nel team Maintenance & Damage (M&D) e collaborerà quotidianamente con i diversi dipartimenti aziendali, le carrozzerie, le officine e gli altri fornitori coinvolti nella gestione della flotta. Principali Responsabilità Gestione e aggiornamento dei portali M&D , attraverso l'inserimento, la modifica e il controllo dei dati relativi ai veicoli e agli interventi. Gestione amministrativa delle attività di authority , inclusa la verifica e l'approvazione dei preventivi e il monitoraggio delle autorizzazioni. Interfaccia quotidiana con carrozzerie, officine e fornitori per la gestione delle attività di riparazione e manutenzione dei veicoli. Monitoraggio dello stato delle lavorazioni, delle tempistiche di riparazione e delle date di riconsegna dei veicoli. Coordinamento con i fornitori in merito a ricambi, problematiche operative, programmazione delle forniture e gestione delle eventuali criticità. Raccolta, organizzazione e analisi dei dati relativi alla flotta e agli interventi effettuati. Gestione e aggiornamento dei database e predisposizione della reportistica periodica. Monitoraggio dei principali KPI relativi alle carrozzerie e ai fornitori, quali costi medi, tempi di riparazione e tempi di consegna. Supporto ai diversi dipartimenti aziendali nelle attività di perizia e valutazione dei veicoli. Verifica della coerenza tra dati, preventivi, lavorazioni effettuate e tempistiche dichiarate dai fornitori. Gestione delle eventuali discrepanze e delle problematiche operative, assicurando un efficace follow-up fino alla loro risoluzione. Evoluzioni di Carriera La posizione offre l'opportunità di inserirsi in una realtà multinazionale strutturata e di sviluppare competenze nell'ambito della gestione della flotta automotive, del rapporto con i fornitori e dei processi di Maintenance & Damage . L'azienda è particolarmente attenta allo sviluppo delle risorse umane e alla loro crescita professionale. Competenze Tecniche (Hard Skills) Diploma di scuola superiore; eventuali percorsi formativi in ambito amministrativo, automotive o gestionale costituiranno un plus. Esperienza pregressa di almeno 6 mesi/1 anno in ruoli amministrativi , di back office, gestione fornitori o attività analoghe. Sarà considerata preferenziale la provenienza da carrozzerie, autosaloni/concessionarie, agenzie assicurative o realtà operanti nella gestione dei sinistri . Conoscenza del mondo automotive , con particolare interesse per gli aspetti legati alla meccanica e alla carrozzeria. Capacità di comprendere e valutare preventivi di riparazione, lavorazioni e relative tempistiche. Buona dimestichezza nella gestione e nell'organizzazione dei dati. Capacità di utilizzare database, portali gestionali e strumenti di reportistica. Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel. Capacità di gestione della corrispondenza e della documentazione amministrativa. Capacità di monitorare scadenze, attività e KPI. Disponibilità a lavorare su turni nell'intervallo orario 07:00–19:00, anche nei weekend, secondo programmazione aziendale. Abilità Personali (Soft Skills) Precisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione e verifica dei dati. Ottime capacità organizzative e di pianificazione. Capacità di gestire contemporaneamente attività e interlocutori differenti. Proattività nella gestione delle problematiche e delle eventuali anomalie. Buone capacità di problem solving. Orientamento al risultato e al rispetto delle scadenze. Buone capacità relazionali e di comunicazione, necessarie per interfacciarsi con fornitori e diversi interlocutori aziendali. Flessibilità e capacità di adattamento a un ambiente dinamico. Attitudine al lavoro in team. Autonomia nella gestione delle attività assegnate. Affidabilità, senso di responsabilità e riservatezza nella gestione delle informazioni. Condizioni di contratto Sede di lavoro: Firenze Orario di lavoro: full-time, 40 ore settimanali, su turni di 8 ore da distribuire nella fascia oraria 07:00–19:00 , con pausa pranzo; la turnazione potrà comprendere giornate dal lunedì alla domenica. Tipologia contrattuale: contratto a tempo determinato di 6 mesi-1 anno, con concrete possibilità di trasformazione a tempo indeterminato. CCNL: Aziende Esercenti Locazione Automezzi (Autonoleggio), livello B2 . RAL: € 32.410 Mensilità: 14. Ticket restaurant: € 8 per ogni giornata lavorata. Trasferte: non previste. Etjca Group S.p.A. è autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. Prot. N. 1309-SG del 23/02/2005). L'offerta di lavoro è rivolta a tutti i candidati, senza distinzione di genere, ai sensi del D.Lgs. 198/2006 e s.m.i., e indipendentemente da età, etnia, credo religioso o orientamento sessuale, ai sensi dei D.Lgs. 215/2003 e 216/2003. Si invitano i candidati a prendere visione dell'informativa privacy https://etjca.it/informativa-per-candidati/ (Reg. UE 679/2016 c.d. GDPR) pubblicata sul sito www.etjca.it . Il servizio è gratuito.